E-posta kampanyaları duyurmak, satışları artırmak, marka bilincini güçlendirmek, çapraz satış yapmak ve müşterilerinizle ilişkilerinizi geliştirmek için kullanabileceğiniz ideal yollardan biridir. Ancak günümüzde e-posta gönderimleri kalabalık yaratcak seviyelere kadar ulaştı. Bu nedenle gönderdiğiniz e-postanın diğerleri arasından sıyrılması ve göze çarpar hale gelmesi gerekiyor.

Elinizde belirli oranda bir e-posta verisi mevcutsa bunu kullanmadan önce mutlaka hedefinizi belirlemelisiniz. Bu gönderim ile satışlarınızın ne kadar artmasını bekliyorsunuz ya da kaç kişinin üye olacağını tahmin ediyorsunuz. Burada koyacağınız gerçekçi hedefler kampanyanızın gerçekten başarılı olup olmadığını da gösterecektir.

Hedef kitlenizi belirlemenizde yapacağınız çalışma da önem taşıyan diğer bir unsur. Böylece gönderdiğiniz kitlede e-posta kalabalığı yaratmaz hem de sizi hedefe ulaştıracak doğru kitleyi yakalayarak yönetim ve takibini daha kolay gerçekleştirebilirsiniz. Listenizi oluştururken mesajınızı almak isteyenleri seçmelisiniz. Eğer bu bilgileri herhangi bir üyelik vb. kayıt esnasında aldıysanız, sonradan gönderilecek mesajları almak isteyip istemediklerini mutlaka sormalısınız.

Kampanya öncesinde hedef kitleye ilişkin ciddi bir demografik çalışma yapmalısınız. Öte yandan, gönderilecek kitlenin demografik yapısı, gönderilecek mesajların farklılaşmasını da beraberinde getirecektir. Mesajlarınızı belirlerken, bir yandan, karşı tarafın mesajlarınızı aldığında ne yapmasını beklediğini de belirlemelisiniz. Ancak onları harekete geçirmeyi unutmayın.

Kullanıcılar, sizin e-posta adreslerini nereden aldığınızı, nasıl kullanacağınızı ve bu listeden nasıl çıkarabileceklerini bilmek isterler. Mesajınızda gizlilik taahhüdünüzü belirtmeyi ve tamamının görülebileceği bir link’i de üyelikten çıkma linkinin yanına koymalısınız.

Göndereceğiniz e-posta’da mesajınızı açık ve net olarak vermelisiniz. Mesajınız hedefinize ulaşmak için gerekli yaratıcı donelere yer vermelidir. İçeriğinizi belirlerken yanlış kitleye yanlış mesaj göndermemeye gayret edin. Örneğin, bir bayana erkek ayakkabı mesajı gönderilmesi amatör bir kampanya yürütüldüğü imajı doğurabilecektir. E-posta’nın tasarımı da verilmek istenen mesajla örtüşmelidir. Bu konuda profesyonel destek alabilir veya ajansınızdan yardım isteyebilirsiniz. Göndereceğiniz e-postanın teknik altyapısı da içeriği kadar önemlidir. Ağır görseller veya sistemlerde ağırlık yaratacak formatlar kullanmamalısınız. html, text, richtext gibi her bilgisayarda açılabilir formatlar kullanmanız okunma oranınzı arttıracaktır.

Gönderim metodunuz da karar vermeniz gereken diğer bir önemli karadır. İç kaynaklarınızla mı, yoksa aracı şirketlerle mi göndereceğinize karar vermelisiniz. Eğer gönderimi kendi bünyenizde gerçekeleştirecekseniz, teknik altyapınızın bu yükü kaldırabileceğinden emin olun. Bilgi işlem bölümü uyarılmadan gönderilen toplu e-posta’larda sistem sorunları yaşanabilir. Eğer bu konuda profesyonel hizmet veren bir şirket ile çalışmayı planlıyorsanız, şirketin gönderim metodlarından, raporlama tekniklerine kadar tüm aşamaları hakkında detaylı bilgi edinebilirsiniz.

İster kurum içinden, ister dışarıdan bir ajansla çalışın, gönderdiğiniz e-posta için “yanıt izleme sistemi” kullanmanız gerekiyor. Böylece okunma oranları, tıklanma oranları, geri dönüşler hakkında istatiki bilgilere ulaşabilir, her raporlamada olduğu gibi bir sonraki çalışmanızı yönlendirebilirsiniz.

Kaynak: Bu yazı, Kolay İletişim tarafından, KobiFinans için hazırlanmıştır.